Electronicas DC Bucaramanga

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Políticas de manejo de información y datos personales

 

GENERALIDADES

 

Dando cumplimiento a lo dispuestos con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información;  por tanto, ELECTRONICAS DC LTDA teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal, elabora el presente  texto en aras de dar cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y mane.

 

 ELECTRONICAS DC LTDA acoge las disposiciones vigentes  teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando de datos tanto de clientes, socios o accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.

 

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de ELECTRONICAS DC LTDA de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, ELECTRONICAS DC LTDA ha diseñado la presente política de manejo de la formación de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de dicha información a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física al facturar, mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, atención cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores y socios o accionistas.

 IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

RESPONSABLE:          ELECTRONICAS DC LTDA  NIT 900.072.204-9,  sociedad  limitada constituida con escritura pública n 070 del 12/01/2006  de la notaria 5 del circulo de Bucaramanga  con matricula mercantil N. 129659-03 y cuyo objeto  social principal  es: La  compra, venta, importación, exportación, distribución al por mayor y detal de repuestos, equipos y aparatos eléctricos y electrónicos  y en general todo lo relacionado con la rama eléctrica y electrónica.

 

DOMICILIO Y DIRECCION: ELECTRONICAS DC LTDA, tiene su domicilio en la ciudad de Bucaramanga, su sede principal está  ubicada en la Carrera  19 N.33-23  y un punto de venta en Carrera  17N. 37- 69 local 1

 

CORREOS ELECTRONICOS: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

PAGINA WEB: www.electronicasdc.com.co

TELEFONOS:   76301681- 7-6525426- 7-6306417, 3184278211

 

DEFINICIONES

  

  1. Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la empresa lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

 

  1. Aviso de privacidad : documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

 

  1. Habeas Data: Recurso legal a disposición de todo individuo que permite acceder a un banco de información  o registro de datos que incluye referencias informativas sobre sí mismo.  El sujeto tiene derecho a exigir que se corrijan parte o la totalidad de los datos en caso de estos generen algún tipo de perjuicio o que sean erróneos.

 

  1. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la empresa.

 

  1. Base de datos: conjunto de datos personales.

 

  1. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

 

  1. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  1. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

  1. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

  1. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

 

  1. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

 

  1. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

  1. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.

 

PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la empresa  aplicara de manera armónica e integral  los siguientes principios:

 

  • Principio de  Legalidad en materia de tratamiento de datos:   El tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes.
  • Principio de Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice la empresa o la cual tuviere acceso obedecerán a una finalidad legitima  en constancia con la constitución política de Colombia.
  • Principio de Libertad: el tratamiento de datos personales solo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en usencia de mandato legal, estatutario  o judicial.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
  • Principio de transparencia: La empresa garantizará al titular sus derechos de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia  de cualquier tipo de información  o dato personal que sea de su interés.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por la empresa, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad  a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad:  Todas las personas que en ELECTRONICAS DC LTDA administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo  que se encuentre en base de datos, están obligados a garantizar la reserva de la información porque se comprometen a conservar y mantener de manera confidencial toda información que llegare a conocer  en la ejecución de sus funciones, salvo en actividades autorizadas por la ley.

 

 DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA  EMPRESA LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

De acuerdo a lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual ELECTRONICAS DC LTDA sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, los derechos que le asisten a ese  titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

 

  1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a ELECTRONICAS DC LTDA respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

 

  1. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a ELECTRONICAS DC LTDA

 

  1. Derecho a ser informado por ELECTRONICAS DC LTDA previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

 

  1. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la empresa.

 

  1. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que ELECTRONICAS DC LTDA no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

 

  1. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con ELECTRONICAS DC LTDA, quien se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

 

CASOS EN LOS CUALES NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS  (Artículo 10 Ley 1581 de 2012)

 

  1. Cuando la información sea solicitada a la empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

  1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

 

  1. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

 

  1. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

 

  1. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

 A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE ELECTRONICAS DC LTDA SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

  • A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a ELECTRONICAS DC LTDA

 

  • A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la empresa para que le sea entregada la información.

 

  • A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.

 

  • A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a ELECTRONICAS DC LTDA

 

 DEBERES QUE TIENE ELECTRONICAS DC LTDA RESPECTO A LOS TITULARES  DE LOS DATOS

 

ELECTRONICAS DC LTDA reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

 

 

  1. La empresa deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
  1. La empresa deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la empresa deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio web de ELECTRONICAS DC LTDA entre otros.
  1. La empresa debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
  1. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
  1. La empresa debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
  1. La empresa, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política. 
  1. La empresa deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

 

 FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

ELECTRONICAS DC LTDA en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas. Tales como proveer y/o  adquirir productos y servicios.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  • Enviar información a entidades gubernamentales, administrativas, judiciales o autoridad competente que lo solicite formalmente en cumplimiento de sus funciones.

En relación con lo anterior, ELECTRONICAS DC LTDA podrá ejecutar las siguientes acciones:

  1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
  3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
  5. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

 

 LA AUTORIZACION

 

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados , ELECTRONICAS DC LTDA requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. 

 

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

 

  • Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
  • Datos recopilados
  • Finalidades del tratamiento
  • Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
  • Información sobre recolección de datos sensibles

 

PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

 

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ELECTRONICAS DC LTDA asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice ELECTRONICAS DC LTDA deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante  legal de la niña, niño o adolescente. 

 

FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS  Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la empresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información. 

 

A). PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:

 

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a ELECTRONICAS DC LTDA por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a ELECTRONICAS DC LTDA, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la empresa solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
  2. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la empresa incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El solicitante recibirá una respuesta por parte de ELECTRONICAS DC LTDA dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
  4. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

CONSULTAS

 La Política de manejo de la información personal por parte de ELECTRONICAS DC LTDA y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrá ser consultada a través de los siguientes medios: 

 

  • electronicasdc.com.co

 Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico:

 

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la empresa atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 AVISO DE PRIVACIDAD

Por intermedio de este documento se comunica al titular de la información la existencia de las políticas de tratamiento  de información de la empresa y que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento de se pretende dar a los datos personales.

 

El aviso de privacidad como mínimo deberá contener la siguiente información:

  • La identidad, el domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  • El tipo de tratamiento a que serán sometidos los datos y la finalidad de los mismos
  • Los derechos del titular
  • Los mecanismos generales dispuestos para que el titular conozca la política  de tratamiento de la información  y los cambios sustancias  que se produzcan en ella.
  • El carácter de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

 

REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

 

ELECTRONICAS DC LTDA, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en los estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de conforme a la norma  vigente.

 

La empresa procederá de acuerdo a la normatividad vigente y la reglamentación que para tal efecto expida el gobierno nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS 

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y MEDIDAD DE SEGURIDAD

 

La empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Eventualmente, ELECTRONICAS DC LTDA podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes: 

 

 

Razón social: ELECTRONICAS DC LTDA

NIT: 900.072.204-9

Domicilio principal: carrera 19  N.33-23  / Carrera  17 N.37-69 Local 1

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la sub-Gerencia  a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

 

La presente política rige a partir  01 de  octubre  2016

 

ELECTRONICAS DC LTDA

NIT 900.072.204-9